Порядок учета и хранения трудовых книжек

Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой
организации»

Трудовая книжка действует на территории
России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее
время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена
Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам
строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться.
Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье
напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации
и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 №Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному
и всем известному документу – 225
«О трудовых книжках»).Правила (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которым
утверждены

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и
вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением
Правительства РФ. А образцыПриказом
Минфина РФ от 22.12.2003 № трудовой книжки и вкладыша в нее, а также
порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены 117н «О трудовых книжках».

). 39
Правил,п. 38Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены
все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и
ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки
недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью
«Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку
изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций
по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют
определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными
предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании
заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно
со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание

), на него оформляется новая трудовая книжка.ст.
65 ТК РФ работодатель (за исключением
работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше
пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника
основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 66 ТК РФВ силу

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на
приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

–массовой
утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п.34 Правил);

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

ЭТАП 2. Проверьте порядок оформления лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В организациях ведение трудовых книжек поручают кому-либо из сотрудников: инспекторам по кадрам (при наличии в организации кадровой службы) или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров.

При назначении работника ответственным наниматель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность и обязанности. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

ЭТАП 3. Сверьте сроки заведения трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель заполняет трудовую книжку по образцу республиканской трудовой книжки, утвержденному в 1995 г. (п. 4 Инструкции № 30).

ЭТАП 4. Проконтролируйте порядок учета и хранения трудовых книжек.

Необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:
– для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1000 до 5000 руб.;
– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

вправе заверять печатью кадровой службы организации, переданные ему для ведения и хранения трудовые книжки работников филиала.В этом случае, директор филиала (или другое уполномоченное лицо)

В противном случае, хранение трудовых книжек в филиалах будет являться нарушением действующего законодательства, и вполне обоснованно может привести к замечаниям со стороны трудовой инспекции.

Необходимо помнить, что за нарушение установленного вышеуказанными Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации.

Так, согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда –

Образец заявки на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Заведующий архивом Росжелдорснаба -

10

2006

Запись за №1 недействительна.

3

20

10

2006

Принята на должность главного бухгалтера в отдел бухгалтерии

Приказ от 20 октября 2006 года №45-л/с

Окончание примера.

Обратите внимание!

Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы должны указываться в соответствии со штатным расписанием.

То же самое наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы необходимо указывать в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения, в которое принимается работник, должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в локальных нормативных актах, и точно повторяться в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу и в трудовой книжке.

.

Порядок оформления и выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки регламентирован в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и в Инструкции № 69.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек.

Вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов.

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующие правила:

1)   На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

8. 10. Сколько выдано трудовых: серия, номера документов;

9. 11. Серия номера вкладышей, количество выдач;

При смене сотрудников кадровой службы
передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте
не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав
(фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя
подписями - с одной стороны указать должность и фамилию принявшего
документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия
некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их
отсутствия.

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2015"

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

• Чем отличается проектная документация от рабочей документации
• Является ли водительское удостоверение документом удостоверяющим личность
• Как правильно принять квартиру
• На сколько частей можно делить отпуск
• Как выписать из квартиры