Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

---

---

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех работников Учреждения.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ (далее – гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в количестве двух мастичных и одной малой гербовой выжимной металлической. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает руководитель учреждения.

2.2. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

акты приема законченных объектов строительства, выполненных работ, экспертизы и т. д.;

договоры о поставках, подрядах, аренде помещений и т. д.;

командировочные удостоверения;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

штатные расписания, изменения к ним и др.

Правила, записанные ЕГСД и ГСДОУ, до настоящего времени включаются в инструкции по делопроизводству.В настоящее время использование печатей и штампов при оформлении документов регламентируется рядом законодательных и иных нормативных правовых актов, в которых упорядочена преимущественно техническая сторона использования печати (размеры, надписи, изготовление т. п.) и в основном – гербовой. При этом недостаточно урегулированы такие принципиальные вопросы, как:

какими печатями могут пользоваться организации, в т. ч. негосударственные;

кто имеет право заказывать изготовление гербовой или иной печати и в каких количествах;

в каких случаях и на каких документах они проставляются и кем;

кто принимает решение об использовании оттисков печатей;

как практически на подписанном документе располагается оттиск печати и др.

Действующие нормативные акты позволяют самой организации регламентировать эти операции.Следует отметить, что современная нормативная база не затрагивает актуальной проблемы применения печати при использовании компьютерной техники, особенно при оформлении документов, обеспечивающих права граждан.Для разработки практических рекомендаций имеет значение определение терминов “печать и штамп”, которое дано, например, в Распоряжении мэра г. Москвы от 25.08.98 № 843-рм.

Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях удостоверения, засвидетельствования чего-либо.Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Для упорядочения использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая инструкция, в состав которой может включаться раздел, относящийся к кадровой службе. Инструкция утверждается первым руководителем в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

порядок оформления заказа на изготовление печатей и штампов;

порядок хранения и уничтожения печатей и штампов;

порядок пользования печатями и штампами.

Первые два раздела подробно рассмотрены в статье А.С. Демушкина “Печати и штампы. Защита от подделки” (Справочник кадровика, 2001, № 3). Поэтому далее рассмотрим содержание только третьего раздела.Инструкция должна содержать перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации); печатью без воспроизведения герба или иной символики; печатью структурного подразделения, в т. ч. кадровой службы. Подготовка инструкции увязывается с разработкой Табеля унифицированных форм документов, используемых в организации, в котором имеется графа “печать”, устанавливающая ее необходимость по отношению к каждой форме документа, включенной в Табель*(См.: Справочник кадровика, 2001, № 2, с. 46).

Образцы штампов:

Куда и как ставить печати и штампы?

Реквизит 25 «Оттиск печати» согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро­ванные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удосто­веряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гер­бовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслу­живания), приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[3]. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив его в Положении о печатях и штампах.

Если форма документа предусматривает обязательное проставление печати, место оттиска обозначается буквами «М.П.». Печать ставится прямо на них:

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. 

Об уничтожении печатей и штампов составляется 

№ п/п

Наименование печати (штампа)

Оттиск печати (штампа)

Подпись Ответственного за хранение печатей, при её получении

Должность, ФИО и подпись получателя, основание выдачи, дата выдачи (возврата)

печати

2.4 Мастичная печать: печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

2.5 Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

2.6 Штемпельная краска: специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

2.7 Штемпельная подушка: материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.

2.8 Печатающий элемент: участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.

2.9 Пробельный элемент: участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

3 Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

3.1 Клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливают круглой формы (рисунок 1).

3.2 Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - 40" мм, максимальный диаметр - 45_1 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1.3"1"0'1 мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст па черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово сертификат с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

На рисунке для примера приведена повторяющаяся запись: * сертификат №ХХХХХ * 2003.01 * , 2003.01 - год и месяц изготовления печати;

Сертификат должен подтверждать наличие у изготовителя печати технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.3 В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба Российской Федерации.

3.3.1 Изображение Государственного герба Российской Федерации для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба российской Федерации.

При воспроизведении Государственного герба Российской Федерации допускаются его изменения только в части линейного масштаба, минимальный размер изображения Государственного герба Российской Федерации должен вписываться в окружность диаметром 14+1 мм.

3.3.2 Криптозащита файла изображения, применяемая при использовании цифрового изображения Государственного герба Российской Федерации, а также используемое программное обеспечение при макетировании и формировании клише печати должны исключать возможность извлечения цифрового изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.4 Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1_0дмм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН ХХХХХХХХХХ), а также по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ) и т.п. На рисунке 1 для примера показан повторяющийся и ограниченный символами * идентификационный налоговый номер заказчика печати.

3.5 Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в круглых скобках после полного наименования. На рисунке Наименование для примера приведено наименование Государственного комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) как федерального органа исполнительной власти и его сокращенное наименование, а также ограниченный символами * основной государственный регистрационный номер заказчика (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ).
При наличии у юридического лица вышестоящей организации приводится ее краткое наименование, а при его отсутствии - полное наименование, которое располагается перед полным наименованием юридического лица. При этом в наименовании юридического лица допускается не повторять наименование вышестоящей организации.

В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:

номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати;
буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати. Запись "2Д-И" означает, что оттиск произведен вторым дубликатом второй печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.6 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

3.7 В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

3.8 Специальные требования к упаковке, маркировке и транспортированию печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не предъявляются.

4 Технические требования к сырью, материалам, покупным изделиям, используемым для изготовления и применения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

4.1 Требования к материалу для изготовления клише печати

4.1.1 При изготовлении клише печати используют резину, предназначенную для лазерной гравировки, или другие материалы с техническими показателями, соответствующими этой резине.

4.1.2 В резине для изготовления клише печати недопустимо присутствие раковин, визуально различимых в лупу с 15-кратным увеличением, визуально различимых вздутий, растрескиваний и коробления. Набухание резины в водно-спиртовых смесях не должно превышать 5 % массы при любых концентрациях спирта, относительное удлинение резины на разрыв должно быть не менее 200 %. Толщина резины для изготовления клише печати - не менее 2+0,2 мм. Резина при обработке должна позволять гравировку на глубину от 0,25 до 1,8 мм.

4.2 Требования к штемпельной подушке и штемпельной краске

4.2.1 Штемпельная подушка и штемпельная краска должны обладать характеристиками, обеспечивающими выполнение требований настоящего стандарта.

4.2.2 При получении оттиска на мелованной и немелованной бумаге впитывание и высыхание штемпельной краски на поверхности бумаги должно происходить не более чем за 10 с без остаточного отмарывания и обладать устойчивостью к смазыванию и стиранию.

4.2.3 Штемпельная краска после получения оттиска на мелованной и немелованной бумаге не должна изменять визуально различимую цветовую насыщенность при дневном свете и комнатной температуре в защищенном и не защищенном от прямых солнечных лучей месте, а также геометрические характеристики изображения и характеристики элементов защиты.

5 Технические требования к клише печати, изготовленной из резины

5.1 Минимально допустимая высота букв шрифта на информационном поле клише печати 3+0'' мм, ширина штрихов знака шрифта - не менее 0,1+°'01 мм.

5.2 Угол наклона боковых поверхностей печатающих элементов по отношению к перпендикуляру к плоскости клише печати должен быть от 40° до 70°.

―     документы, подтверждающие право на использование изображения Государственного герба Республики Беларусь, на товарный знак и т.д.

В мастерскую с заявлением об изготовлении главной печати и необходимыми документами обращается руководитель либо представитель, действующий на основании доверенности.

Если юридическому лицу требуется разрешение на изготовление главной печати (государственные органы и организации, религиозные организации и т.д.), ему нужно обратиться в уполномоченный орган с соответствующим заявлением, к которому прилагаются необходимые документы. Для изготовления печатей и штампов, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, разрешение не требуется.

 Хранение

Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на хранение главной печати.

За хранение главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи. Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом.

Учет печатей юридического лица должен вестись в специальном журнале, форму которого вправе установить само юридическое лицо (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций):

№ п/п	Наименование   печати и оттиск	Основание для  передачи (акт приема- передачи, приказ, т.д.) и дата передачи	Фамилия И.О. и должность ответственного за хранение и  использование	Подпись	Примечания	Отметка о снятии с учета и о   причине  снятия (замена, утеря, т.д.)
1	Простая печать круглой формы	Приказ № 48 от  30.11.2012	Иванова Елена Степановна, главный        бухгалтер		Хранится в сейфе  бухгалтерии

 №
п/п

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых - карточка с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД). Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающих правом первой или второй подписи, может быть удостоверена нотариально либо без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного сотрудника кредитной организации (п. п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

· Печать при расчетах наличными

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. "и" п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

· Печать на первичных учетных документах

Управление делами и делопроизводства ведет общий учет имеющихся в Росрегистрации и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков.

В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку государственным гражданским служащим, персонально ответственным за их использование и хранение.

• Какой штраф за отсутствие страховки осаго
• Из чего состоит шахтный самоспасатель
• Какие требования предъявляются к застройщику
• Как оформить декретный отпуск
• Как зарегистрировать самодельную лодку